Praktisch planen
Gästeliste zur Hochzeit: Vorlage und Checkliste
Eine brauchbare Gästeliste trennt Personen, Zusagen und Tischplätze. Startet mit einer Zeile pro Person – auch Kinder bekommen eine eigene Zeile, sobald sie einen eigenen Platz brauchen.
Die kostenlose Vorlage
Die Datei enthält Spalten und zwei ausdrücklich fiktive Beispielgäste. Öffnet sie in Excel, Numbers oder einem anderen Tabellenprogramm. Wählt beim Import UTF-8 und Semikolon als Trennzeichen. Löscht die Beispielzeilen vor der eigentlichen Planung.
Welche Spalten helfen wirklich?
- Name: eine Person pro Zeile statt „Familie Müller“.
- Gruppe: ein kurzer Hinweis wie Familie oder Freundeskreis, damit zusammengehörige Gäste erkennbar bleiben.
- Zusage: offen, zugesagt oder abgesagt. Zählt für die verbindliche Tischverteilung nur bestätigte Plätze.
- Tisch: zunächst leer lassen und erst nach der Aufteilung eintragen.
Die Vorlage fragt keine Anschriften, Telefonnummern oder Gesundheitsdaten ab. Falls die Location zusätzliche Angaben benötigt, klärt gezielt, was erforderlich ist und wer Zugriff haben soll. Eine öffentlich geteilte Tabelle ist kein guter Ort für private Notizen über Gäste.
Von der Tabelle in den Rechner
- Filtert auf bestätigte Gäste und prüft doppelte Namen.
- Kopiert nur die Namen, ohne Spaltenüberschrift.
- Fügt sie im Sitzplan-Rechner in „Gästenamen“ ein: eine Person pro Zeile.
- Wählt die mit der Location vereinbarte Zahl an Plätzen pro Tisch.
- Prüft die Ausgabe und kopiert oder druckt sie vor dem Schließen.
Der Web-Rechner importiert keine CSV-Datei und hält Familien nicht automatisch zusammen. Er verteilt die eingegebenen Namen in Reihenfolge möglichst gleichmäßig. Ordnet zusammengehörige Namen vorher nebeneinander an und prüft anschließend jede Tischgrenze; eine Gruppe kann dort trotzdem geteilt werden.
Wenn Zu- oder Absagen dazukommen
Pflegt eine Hauptdatei und gebt jeder weitergegebenen Fassung ein Datum. Wenn fünf Versionen in verschiedenen Chats liegen, ist die jüngste Änderung leicht übersehen. Erst die Gästeliste aktualisieren, dann die Tischanzahl neu berechnen und zum Schluss die Druckfassung ersetzen.
Die Anleitung und CSV sind heute nutzbar. Die Tafelio-iPhone-App befindet sich noch in Entwicklung; Funktionen und endgültigen Preis findet ihr auf der Preisseite.
Weiterplanen
- Wie viele Tische für die Hochzeit? Mit Rechenbeispielen
- Sitzplan zur Hochzeit drucken und als PDF speichern
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